Ak ste v práci zaneprázdneným tímom, príprava na dovolenku môže byť obrovským ťahom.



Ironické, že?



Miera, v ktorej si dnes pracovníci zanedbávajú čerpanie voľna, je však alarmujúca. To platí najmä preto, že čoraz viac ľudí je boj proti vyhoreniu v kancelárii.

Zvážte to znova 55% pracovníkov v skutočnosti nevyužili pridelený PTO v roku 2018. To znamená, že plytvanie výhodami predstavuje viac ako 65 miliárd dolárov.

Fuj.

Počúvajte: stres z prípravy na PTO by nemal zatieniť vašu schopnosť dobiť si energiu a užiť si dovolenku. V dôsledku COVID-19 , vzdialení pracovníci potrebujú viac pomoci ako kedykoľvek predtým, pokiaľ ide o odpojenie a vytvorenie voľného času.

10 krokov prípravy na PTO (bez úplného stresu)

Namiesto toho, aby sme sa na budúci PTO pozerali ako na zdroj nekonečného zoznamu úloh, rozdelili sme proces na desať jednoduchých krokov.



Nasleduje desať základných vecí, ktoré musíte urobiť pred odchodom na dovolenku (mínus čudák). Tieto kroky sme tiež preložili do šablóny, pomocou ktorej môžete ľahko získať základné informácie o svojich spolupracovníkoch tu:

Stiahnite si šablónu PTO

čo znamená 1818

1. Rozhodnite sa, či sa chystáte úplne odpojiť zo siete

Prvá vec prvá: chystáte sa úplne opustiť sieť alebo si vziať so sebou časť svojej práce na dovolenku?



Tu nie je správna odpoveď. Jasné výhody duševného zdravia odpojenej dovolenky sú dobre zdokumentované.

Ale v závislosti od vašej roly alebo dokonca zásad spoločnosti nemusí byť úplné odpojenie od siete možné.

Vzhľadom na to ohromujúce 78% ľudí povedzte, že by si zobrali dovolenku, iba ak majú stále prístup k svojej práci, minimálne niečo zatiaľ čo mimo kancelárie je normou (v dobrom aj zlom).

prekážky zamestnancom používajúcim PTO

V každom prípade odporúčame nastaviť si základné pravidlá, aby ste sa počas dovolenky vyhli neustálej pohotovosti.

Pokúste sa napríklad svojim spolupracovníkom objasniť, že budete k dispozícii iba prostredníctvom e-mailu a na správy budete odpovedať iba v ranných alebo večerných hodinách. Môžete tiež povedať, že budete použite Slack na registráciu, ale telefónne hovory a e-maily sú zakázané.

2. Ak je to možné, naplánujte si PTO vopred

Môže sa to zdať ako samozrejmosť, ale dať sebe a svojim kolegom pred PTO náskok je obojstranne výhodné riešenie.

číslo štrnásť

Ako to? Vyhráte, pretože môžete začať pracovať dopredu a upravovať svoje schôdzky alebo kampane. Medzitým vaši spolupracovníci vyhrávajú, pretože dokážu zvládnuť svoje očakávania a nenechá sa zaslepiť hromadou práce, ktorá im padne do náručia. Ľahký spôsob, ako to oznámiť, môže byť počas tímovej schôdzky, ktorá trvá niekoľko týždňov, alebo prostredníctvom pozvánky z kalendára zaslanej tým, ktorí to potrebujú vedieť.

V ideálnom prípade by príprava na dovolenku nemala znamenať miešanie a paniku na poslednú chvíľu. Pamätajte, že PTO ovplyvňuje okrem vašich vlastných aj plány vašich spolupracovníkov. Ocení sa dokonca aj niekoľko dní pozornosti.

3. Delegujte úlohy na spolupracovníkov, ktorým dôverujete

Nerobte chybu, keď opustíte zoznam úloh pre svojich spolupracovníkov a nazvete ho deň.

Namiesto toho sa s nimi porozprávajte. Najlepšie, ak osobne, a potom nasleduje e-mail s potvrdením z dôvodu zodpovednosti. Povedzte im, s čím potrebujete pomôcť.

Skutočné rozhovory odhalia potenciálne otázky, ktoré by vaši kolegovia mohli mať ohľadom toho, čo je potrebné urobiť. Mali by ste zjavne odovzdávať úlohy ľuďom, ktorým dôverujete, ale aj ľuďom, ktorí nie sú zahltení prácou sami.

Ako vedľajšia poznámka by ste mali svojim spolupracovníkom udeliť uznanie! Aj keď niektorí z nás môžu mať pocit, že sme v práci úplne nenahraditeľní, svet sa (s najväčšou pravdepodobnosťou) nekončí, pretože si beriete voľno.

4. Zaistite, aby mal váš tím prístup k potrebným nástrojom

Predstavte si toto: ste manažérom sociálnych médií, ktorý ponechal váš firemný účet na Twitteri v rukách mladšieho zamestnanca.

Ale keď príde čas na vykonanie vašich týždenných otázok a odpovedí, sú zablokované všetky vašich sociálnych účtov. Žiadne príspevky, žiadne otázky. Nič.

Toto opäť hovorí o potrebe porozprávať sa so svojimi spolupracovníkmi a ubezpečiť sa, že majú príslušné nástroje a povolenia na uvoľnenie priehybu. Napríklad Sprout vám umožňuje udeliť členom tímu konkrétny prístup a povolenia bez toho, aby ste sa museli preosievať hromadou prihlásení.

udeľovanie povolení kolegom na vaše sociálne účty je zásadné pri príprave na dovolenku

Rovnako ako mať schvaľovací proces na sociálnych sieťach , je dôležité, aby vaši spolupracovníci testovali akékoľvek nástroje a dvakrát skontrolovali heslá, zatiaľ čo vy sa chystáte na dovolenku.

5. Predtým automatizujte a zaraďte do poradia čo najviac

Tento tip je obzvlášť dôležitý pre tých, ktorí pracujú v sociálnych médiách, ale týka sa tiež manažérov e-mailov alebo reklamných kampaní.

Pre istotu by ste sa mali pokúsiť vopred naplánovať svoje kampane, keď sa chystáte na PTO. Pripravovanie správ vopred znamená, že už máte posledné slovo pri kreatívach a kopírovaní: všetko, čo musíte urobiť, je zvoliť dátum a čas, kedy sa majú vaše kampane spustiť.

Ak ste manažérom sociálnych médií, môžete využiť plánovacie nástroje zoradiť svoje príspevky do frontu na základe kalendára vašej spoločnosti. Platforma Sprout tiež umožňuje používateľom spravovať prostriedky, ako sú fotografie a titulky, ideálne na rýchle úpravy alebo zmeny, ak je to potrebné.

zaradenie vašich sociálnych príspevkov do fronty vám umožní pracovať dopredu pri príprave na dovolenku

6. Dajte dokopy krátku automatickú odpoveď mimo kancelárie

Zostavenie automatickej odpovede mimo kanceláriu znamená dvojnásobnú povinnosť riadiť očakávania ľudí a zároveň im dať presne vedieť, kedy budete opäť k dispozícii (alebo ako inak sa spojiť).

Ak je vaša doručená pošta počas dovolenky obmedzená, mali by ste to objasniť. Dobrou správou je, že si môžete ľahko vytvoriť automatická odpoveď mimo kancelárie v službe Gmail behom pár minút.

nastavenie automatickej odpovede v službe Gmail

Pamätajte, že odpovede mimo kancelárie nemusia byť obzvlášť zdĺhavé alebo podrobné. Tu je príklad efektívnej správy mimo kancelárie, ktorá sa dostane priamo k veci:

Ahoj,

Ďakujem vám za vašu správu.

Som mimo kancelárie a nemám prístup k e-mailu. Keď sa vrátim, odpoviem.

Ďakujem,

Krátke, sladké a bodové. Vidíte, ako to funguje?

Aj keď svojim kancelárskym správam môžete určite pridať osobnosť, pre objasnenie toho, že nie ste k dispozícii, je možno najlepší tupý tón.

7. Zviditeľnite svoj PTO pre zvyšok svojej spoločnosti

Plusom sú akékoľvek úlohy, ktoré si môžete pri príprave na dovolenku zložiť z taniera.

V konkrétnom prípade by ste sa nemuseli honiť za ľuďmi, aby ste im dali vedieť, že si beriete čas. Okrem rozhovorov s ľuďmi osobne a nastavenia automatickej odpovede zvážte zahrnutie svojho PTO ako súčasť firemného kalendára.

Ak vaša spoločnosť používa Slack, môžete svoj PTO zverejniť prostredníctvom funkcie kalendára platformy. voľná dostupnosť

zmysle 655

Slack vám tiež umožňuje vytvárať pripomienky udalostí pre PTO vašich zamestnancov. To je obzvlášť užitočné pre väčšie tímy alebo prípady, keď sa s vami snaží spojiť niekto z iného oddelenia (predaj, HR).

trello doska

Zverejnenie vášho PTO nie je mimochodom špecifické iba pre Slacka. Rovnaká logika platí aj pre Kalendár Google alebo pre akékoľvek iné nástroje, ktoré váš tím používa na správu plánov.

8. Podporujte svoj tím v sledovaní pokroku pomocou nástrojov projektového riadenia

Povedzme, že máte problém pustiť sa z práce a chcete sa uistiť, že vaše projekty prebiehajú bez vašej neprítomnosti.

Hej, žiadny problém. To je presne miesto, kde môžu byť užitočné nástroje na riadenie projektov, ako je Trello. Vďaka nástenke Kanban môžete jasne vidieť, kto na čom pracuje a ako sa projekt pohybuje.

To je užitočné nielen pre vás, ak chcete sledovať pokrok svojho tímu aj mimo domova, ale tiež pre podporu zodpovednosti za jednotlivcov pracujúcich ako tím.

Tento druh vizuálnej správy o pokroku vám tiež výrazne uľahčí život po návrate z dovolenky, pretože na prvý pohľad vidíte, čo sa vo vašom oddelení deje.

9. Nepotte sa, ak nestihnete všetko (pred aj po návrate)

Netlačte na seba príliš veľa, aby ste mali všetko „dokonalé“ z hľadiska plánovania dovolenky.

Núdzové situácie sa napokon dejú a rovnako tak aj dovolenky na poslednú chvíľu. Ak sa náhle ocitnete mimo kancelárie a nemôžete dodržať svoj plán PTO, neprepadajte panike.

A podobne sa nenúťte, aby ste dosiahli „doručenú poštu nula“, akonáhle sa vrátite. Jednoduché dodržiavanie vyššie uvedených tipov znamená, že vaše pracovné zaťaženie by malo byť aj tak lepšie zvládnuteľné.

10. Nezabudnite nechať svoj pracovný priestor nepoškvrnený

Možno poslednou vecou, ​​ktorú robíte pri príprave na pracovnú dovolenku, je upratovanie pracovného stola.

Dosť jednoduché, že? Nie je to však len zdvorilosť pre vašich spolupracovníkov a môže to byť prospešné aj pre vzdialených pracovníkov. Upratovanie je pre vás prospešné aj psychicky, pretože po dovolenke je jednoduchšie naraziť na zem akousi „prázdnou tabuľou“.

Ak nič iné, čistenie je spôsob, ako sa vzdialiť od telefónu alebo doručenej pošty, keď sa chystáte na dovolenku.

A s tým balíme nášho sprievodcu!

Ako u vás vyzerá príprava na dovolenku?

Ak si chcete skutočne užiť svoju dovolenku a zabezpečiť, aby vaši spolupracovníci mohli ľahko uchopiť uzdu, keď ste preč, trochu plánovania čaká dlhá cesta.

Podľa vyššie uvedeného kontrolného zoznamu pre dovolenku môžete mať svoj PTO pokojne. Stiahnite si našu šablónu a uskutočnite tieto kroky do praxe pre vašu budúcu dovolenku:

Stiahnite si šablónu PTO

Schopnosť efektívne plánovať je pre manažérov sociálnych médií kľúčovou zručnosťou. Keď už sme pri tom, nezabudnite si prečítať nášho sprievodcu nevyhnutnými zručnosti v sociálnych sieťach aby ste zistili, ako inak sa môžete dostať na vyššiu úroveň ako obchodník.

Zdieľajte So Svojimi Priateľmi: